No siempre hay que cambiar de plataforma

“Nuestro gestor documental no se adapta.” Lo oímos mucho en consultoras, despachos y organizaciones con varios departamentos. Y la conclusión que suele venir detrás, “hay que cambiarlo”, no siempre es la correcta.

Adaptar antes que sustituir

Muchas plataformas empresariales ya tienen lo necesario. El problema es que se implantaron de forma genérica y cada departamento acabó trabajando a su manera. En esos casos el trabajo consiste en:

• Organizar las estructuras documentales por departamento, cliente o expediente.
• Configurar formularios de trabajo que recojan la información una sola vez.
• Adaptar los flujos documentales a cómo se trabaja de verdad.
• Integrar y automatizar las tareas que hoy se hacen copiando datos a mano entre aplicaciones.

Cuándo sí tiene sentido construir algo propio

Hay procesos que ninguna herramienta estándar cubre bien: la gestión de gastos y desplazamientos con varios perfiles de aprobación, el control de notificaciones oficiales repartidas en distintos portales o una cartera de inmuebles con información dispersa. Ahí una aplicación a medida suele amortizarse rápido.

La pregunta no es “¿plataforma nueva o vieja?”, sino “¿qué procesos siguen ocurriendo fuera del sistema y por qué?”. La respuesta suele indicar el camino.